Automatyzacja w praktyce: zwrot z inwestycji w niecałe 3 miesiące
Automatyzacja klubu fitness często kojarzy się z ograniczeniem roli recepcji i zastępowaniem kontaktu z klientem technologią, W Infinity Fitness w Krakowie efekt był dokładnie odwrotny. Po wdrożeniu oprogramowania GYMMANAGER wraz z automatyczną kontrolą dostępu pracownicy zyskali więcej czasu dla klubowiczów, a inwestycja zwróciła się w niecałe trzy miesiące.
Jak wyglądała ta zmiana w praktyce?
Dla Uli Kuśnierz, właścicielki Infinity Fitness, recepcja od zawsze była jednym z najważniejszych miejsc w klubie.
„Zawsze uważałam, że recepcja to najważniejszy punkt w klubie. To właśnie tam buduje się atmosferę, poznaje potrzeby klientów i pomaga im wybrać odpowiedni program czy zajęcia.”
W praktyce dużą część dnia pracy recepcji zajmowały powtarzalne obowiązki administracyjne – kontrolowanie wejść, weryfikacja klientów czy raportowanie. Szczególnie w godzinach największego ruchu oznaczało to mniej czasu na bezpośrednią obsługę klubowiczów.
Automatyzacja pozwoliła to zmienić. Dziś wiele tych procesów odbywa się bez udziału recepcji, a zespół może skupić się na rozmowie, doradztwie i budowaniu relacji z klientami.
Największą barierą okazało się… wyobrażenie o kosztach
Pomysł automatyzacji pojawił się w Infinity Fitness już kilka lat wcześniej. Inspiracją był hotel, w którym większość procesów odbywała się automatycznie.
„Już wtedy zaczęłam się zastanawiać, jak takie rozwiązania mogłyby sprawdzić się w naszej branży.”
Pierwsze rozmowy z dostawcami nie były jednak zachęcające. Proponowane rozwiązania wiązały się z wysokimi kosztami, skomplikowanym wdrożeniem i długim okresem zwrotu. Z perspektywy klubu taka inwestycja nie wydawała się wtedy opłacalna.
Z czasem sytuacja zaczęła się jednak zmieniać. Rosły koszty zatrudnienia, coraz trudniej było znaleźć pracowników, a do tego dochodziły wyższe wydatki związane z najmem, energią i utrzymaniem obiektu.
Właśnie wtedy okazało się, że nowoczesna automatyzacja może być znacznie bardziej dostępna, niż początkowo zakładano.
Inwestycja zwróciła się w niecałe trzy miesiące
Po wdrożeniu GYMMANAGER wcześniejsze obawy dotyczące kosztów szybko ustąpiły miejsca konkretnym wynikom.
„Tak naprawdę automatyzacja okazała się inwestycją, która zwróciła się w niecałe trzy miesiące.”
Oszczędności nie wynikały jednak wyłącznie z ograniczenia kosztów pracy. Dużą zmianą była możliwość udostępnienia klubu klientom również w czasie, w którym wcześniej konieczna byłaby obecność pracownika.
Dotyczy to między innymi świąt, dni wolnych czy godzin poza standardową pracą recepcji.
„Wcześniej, jeśli klienci chcieli skorzystać z klubu w święto, musieliśmy zapewnić pracownika, który przyjdzie, otworzy obiekt i będzie go obsługiwał. Dziś nie mamy już tego problemu. Klient może korzystać z naszych usług wtedy, kiedy chce, a my możemy szanować czas naszego zespołu i czas, który chcemy poświęcać rodzinie.”
Automatyzacja pozwoliła więc połączyć większą dostępność klubu dla klientów z większym komfortem pracy zespołu.
Ile kosztuje automatyzacja?
Koszt jest jednym z pierwszych pytań pojawiających się przy rozmowie o automatyzacji.
W praktyce podstawowe rozwiązania kontroli dostępu są dziś znacznie bardziej dostępne, niż wielu właścicieli klubów zakłada.
Najprostsze konfiguracje można wdrożyć już od około 2 000 euro, natomiast bardziej rozbudowane rozwiązania, obejmujące m.in. bramki lub kołowroty, najczęściej zaczynają się od około 4 000 euro.
Ostateczny koszt zależy od wielkości obiektu, liczby wejść, zakresu automatyzacji oraz wybranych urządzeń.
Dlatego zamiast patrzeć wyłącznie na początkowy koszt wdrożenia, warto zestawić go z potencjalnymi oszczędnościami i możliwościami, jakie daje automatyzacja – szczególnie w dłuższej perspektywie. Przykład Infinity Fitness pokazuje, że przy odpowiednio dobranym rozwiązaniu okres zwrotu może być znacznie krótszy, niż początkowo zakłada właściciel klubu.
System, który rozwija się razem z klubem
Samo wdrożenie technologii to dopiero początek. Dla Infinity Fitness równie ważne było to, aby system pozostawał prosty w codziennej obsłudze i mógł rozwijać się wraz z potrzebami klubu.
„GYMMANAGER jest niezwykle intuicyjny. Za każdym razem, kiedy zgłaszamy pomysł na usprawnienie lub nową funkcję, zmiany są wdrażane bardzo szybko.
Dzięki połączeniu różnych obszarów działania klubu w jednym systemie zespół nie musi obsługiwać wielu niezależnych narzędzi.
Kontrola dostępu, sprzedaż online, aplikacja mobilna czy integracje z kartami partnerskimi tworzą jeden ekosystem, który wspiera zarówno pracowników, jak i klientów na każdym etapie korzystania z klubu.
Automatyzacja nie zastępuje ludzi. Daje im więcej czasu dla klientów
Przykład Infinity Fitness pokazuje, że automatyzacja nie musi oznaczać rezygnacji z osobistej obsługi. Wręcz przeciwnie – może stworzyć więcej przestrzeni właśnie na nią.
Technologia przejmuje powtarzalne procesy, które wcześniej zajmowały czas pracowników. Dzięki temu recepcja może skupić się na rozmowie, doradztwie i budowaniu relacji z klubowiczami.
Klub zyskuje większą dostępność i sprawniejszą obsługę. Zespół – mniej powtarzalnych obowiązków. A klienci mogą korzystać z obiektu wtedy, kiedy tego potrzebują.
W Infinity Fitness ta zmiana przyniosła również bardzo konkretny efekt biznesowy: inwestycja w automatyzację zwróciła się w niecałe trzy miesiące.
Obejrzyj wywiad z Ulą i dowiedz się, jak automatyzacja zmieniła codzienne funkcjonowanie Infinity Fitness:
https://youtube.com/shorts/2rudzAq43W4?si=D6ipZZktsdJyqvCn
https://youtube.com/shorts/G3V-djrbjdk?si=cKoT9UongdNoH0K1