Automatyzacja klubu fitness

Co warto wiedzieć na początek o automatyzacji klubu fitness czy automatyzacji siłowni?

 Automatyzacja może przyspieszyć obsługę klienta, ograniczyć a nawet wykluczyć zespół sprzedaży w procesie zakupu karnetu:

• Montaż urządzeń identyfikujących i weryfikujących tożsamość wyręcza pracowników w każdorazowym odnotowywaniu wejścia klubowicza na teren klubu.
• O terminowości przedłużenia karnetu zadba integracja z systemem płatności cyklicznych. Klienci niezdyscyplinowani są obciążani dodatkowymi kosztami za zerwanie umowy lub nową, wyższą ceną karnetu. Ci, którzy są związani z klubem od dłuższego czasu lub wydają więcej, mogą z kolei liczyć na rabaty, które są im automatycznie udzielane.
• Marketerzy korzystają z integracji z zewnętrznymi narzędziami do odzyskania porzuconych koszyków w Panelu Klienta online, zbudowaniu nowej grupy odbiorców czy podtrzymywania relacji z klubowiczami w Internecie.

 Automatyzacja, jak widać, się opłaca.

No dobrze, a teraz przejdźmy do konkretów.

Koszt otwarcia całodobowej siłowni

Czy automatyzacja jest droga?

Pełne możliwości automatyzacji niekoniecznie wiążą się z wysokimi kosztami. Część opcji do automatyzacji klubu fitness jest dostępnych dla wszystkich klubów korzystających z oprogramowania do zarządzania obiektami sportowymi, niezależnie od posiadanego pakietu. 

Koszty nieznacznie zwiększają się w momencie włączenia nowego kanału sprzedaży: Panelu Klienta online, zintegrowanego z płatnościami online oraz cyklicznymi.  W praktyce koszty szybko zwracają się, gdyż są one równoważone co miesiąc w wysokości 2-3 karnetów.

Zyskamy dotarcie do nowych klientów, pozyskanie ich uwagi poprzez działania reklamowe na platformach społecznościowych, jak i uruchomienie nowych źródeł przychodów, które są realizowane tylko online.

Największa obawa jest związana z kosztem urządzeń do kontroli dostępu, tzn. czytnikami, kołowrotami oraz bramkami. Różnorodna oferta, parametry techniczne, różne przedziały cenowe mogą być dezorientujące. Mamy za sobą wiele wdrożeń całodobowych siłowni. Wiemy, które urządzenia sprawdzą się najlepiej – w co warto zainwestować, jaki sprzęt wytrzyma zderzenie z klientami, a co może być kłopotliwe. Warto nas zapytać, przedstawić oczekiwania – na pewno wybierzemy racjonalne rozwiązanie.

W przypadku prostej, podstawowej kontroli dostępu, jej koszty zwracają się mniej więcej po 6-7 miesiącach.  Zwrot z inwestycji może być szybszy – jest to uzależnione od efektywności wykorzystania nowych kanałów sprzedaży oraz modyfikacji obowiązków zespołu sprzedaży. Jeśli część działań zostanie zautomatyzowana, należy na nowo spojrzeć na proces obsługi klienta. Pracownicy muszą wiedzieć jak mogą skorzystać z automatyzacji.

Dopracowany lejek zakupowy pokazuje krytyczne momenty, w których warto asystować klientowi.  Zespół sprzedaży, zamiast skupiać się na technicznych aspektach sprzedaży, może teraz poświęcić więcej uwagi potrzebom klienta i doborze oferty.

Jak zautomatyzować klub fitness?

Na rodzaj i formę automatyzację ma wpływ:

• rodzaj świadczonych usług: zajęcia zorganizowane, siłownia, treningi personalne
• wydzielenie dodatkowych stref np. sauna, solarium – jeśli wejście na nie ma być dodatkowo płatne
• forma aktywności np. basen, squash, tenis
• dodatkowe usługi, takie jak zajęcia outdoorowe, wydarzenia specjalne (urodziny, klubowe eventy)

Dodatkowo w automatyzacji musimy wziąć pod uwagę parametry techniczne budynku, czyli:

– umiejscowienie recepcji

– liczba wejść do budynku

– rozmieszczenie dodatkowo płatnych stref

– rodzaj wejścia do budynku oraz do sal treningowych

– wymiary i układ pomieszczań, w których ma być montowana kontrola dostępu

Kiedy warto pomyśleć o wdrożeniu automatyzacji klubu fitness?

Kiedy chcemy zmniejszyć koszty prowadzenia recepcji

Jeśli zakładasz działalność całodobową klubu lub chcesz zwiększyć liczbę klientów przy ograniczeniu kosztów pracowniczych związanych z prowadzeniem recepcji, automatyzacja musi być wdrożona od początku działalności klubu. 

Na etapie projektu obiektu czy rozkładu stref należy uwzględnić wymagania urządzeń, które muszą być zamontowane do ścian czy podłogi.  Dobrze przemyślany projekt pozwoli uniknąć kosztów związanych z dodatkowym remontem, zniszczeniami czy czasowym ograniczeniem dostępności klubu na czas montażu. Kolejne kroki zmierzające do ograniczenia kosztów to równoległe lub późniejsze uruchomienie kanałów sprzedaży online lub mobilnych.

W momencie problemów z przepustowością recepcji

Praktyka pokazuje, że sygnałem do wprowadzenia kontroli dostępu oraz uruchomienia nowych kanałów sprzedaży jest problem z obsłużeniem wszystkich klientów przez jedną osobę na recepcji. Tworzy się kolejka do pracownika recepcji, w której znajdują się nie tylko aktualni klienci klubu, chcących wejść na teren obiektu. W kolejce czekają również potencjalni klienci, klubowicze mający pytania, klienci chcący rozszerzyć karnet czy skorzystać z dodatkowych usług. Rozwiązaniem jest zatrudnienie dodatkowych pracowników recepcji, podjęcie decyzji o automatyzacji części obowiązków zespołu lub opracowanie modelu mieszanego.

Kiedy chcemy ściągnąć klientów z Internetu do klubu – i odwrotnie

Automatyzacja nie dotyczy tylko kontroli dostępu, ale również kanałów sprzedaży. Klubowicze są klientami fitness czy siłowni nie tylko przez czas obecności na treningu. Ich członkostwo jest aktywne przez całą dobę, również w świecie online, w którym klienci mogą utrzymywać kontakt z klubem. Automatyzacja może zatem dotyczyć procesów, które mają miejsce na terenie klubu, ale również poza nim.

Obiekt sportowy może prowadzić sprzedaż swoich usług i produktów online, np. karnetów, treningów personalnych, konsultacji online czy akcesoriów fitness. Rozszerzenie kanałów sprzedaży poza „core” oferty, których świadczenie ma miejsce na terenie klubu, zmniejsza również ryzyko uzależnienia się od sezonowości usług fitness. 

Jeśli mamy problem z pustymi rezerwacjami

Nie ma nic bardziej irytującego niż przepalanie kosztów organizacji zajęć grupowych przez klientów, którzy nie odwołują rezerwacji. Pomijając edukację klienta, który powinien być poinformowany o konieczności zgłoszenia nieobecności na zajęciach, warto nauczyć klienta dobrych nawyków. Zamiast dzwonić do klubu, klient anuluje rezerwację w aplikacji mobilnej lub w Panelu Klienta online. Klienci nieodbierający rezerwacji mogą trafić na czarną listę, a w przypadku nagminnego łamania regulaminu pracownik recepcji może zablokować wybranemu klientowi możliwość rezerwacji na zajęcia.

Kiedy chcemy zmotywować klubowiczów do regularnego opłacania członkostwa

W planowaniu przychodów ułatwi kontrola nad regularnymi opłatami za członkostwo. Podstawową opcją, która jest wygodna dla klubu oraz klientów, to integracja GYMMANAGER z płatnościami cyklicznymi.

Podpięcie karty w Panelu Klienta online czy aplikacji mobilnej pozwala na comiesięczne, automatyczne obciążenie rachunku klienta opłatą za karnet. Jeśli klub nie aktywował płatności cyklicznych lub klienci nie chcą korzystać z tego rozwiązania, system może zachęcić do przedłużania członkostwa np. poprzez rabat przy wykupieniu kilku rat karnetu na kilka miesięcy z góry.

Warto również przekonać do niezrywania umów lub jej wypowiedzenia na rzecz zawieszenia płatności np. na okres lata. W innym wypadku zerwanie umowy skutkuje automatycznym podniesieniem cen raty w kolejnej, podpisanej umowie. Lojalność po prostu się opłaca.

Kiedy chcemy docenić wybrane grupy klientów

Lojalność jest również warta wyróżnienia. Zamiast dawać indywidualne rabaty, każdorazowo wpisywanych ręcznie do systemu, warto je zautomatyzować. Konfiguracja cenników specjalnych obejmuje zmianę ceny wybranego asortymentu, karnetu, umowy czy konkretnych zajęć w wybranych okolicznościach. Nowy cennik zostaje przypisany do wybranych grup klientów lub po spełnieniu pewnych warunków, np. pierwsze zakupy klubowicza. Preferencyjne ceny mogą dotyczyć pracowników, a nawet konkretnych osób.

Jeśli chcemy zwiększyć poczucie prywatność klubowiczów

Choć indywidualne podejście do klienta jest kluczowe, warto dać więcej wolności klubowiczowi. Dobrze zaplanowana kontrola dostępu pozwala klubowiczom na korzystanie z dodatkowo płatnych ofert w formie otwartego rachunku. Zamiast płacić osobno za każdy produkt lub usługę, klubowicz spłaca otwarty rachunek w momencie wyjścia z klubu. 

Prezentacja sprzedażowa, przedstawienie możliwości treningowych oraz dodatkowy follow-up po spotkaniu, np. kontakt telefoniczny lub mailowy, jeśli nie skutkuje zakupem członkostwa, może prowadzić do samodzielnego założenia konta w Panelu Klienta. Kolejnym krokiem może być uruchomienie działań retargetingowych – kampania w serwisie społecznościowym zachęcająca do wykupienia członkostwa. Nie pozwól o sobie zapomnieć.

Kiedy chcemy zwiększyć grono klientów poprzez zewnętrzne narzędzia online marketingu

Panel Klienta online pozwala automatycznie zbudować grupę nowych, potencjalnych klientów. Wystarczy zintegrować Panel Klienta z pixelem Facebook`a. Facebook, na podstawie zgromadzonych danych o użytkownikach Panelu Klienta, stworzy grupę odbiorców podobnych do klientów, którzy są obecni na Facebooku. Baza użytkowników podobnych do członków klubu jest gotową grupą do prowadzenia kampanii leadowych. Ustawienie dodatkowych parametrów w pixelu Facebooka w konwersjach niestandardowych pozwoli na uruchomienie retargetingu skierowanego do osób, które np. założyły konto w Panelu Klienta, ale nie kupiły karnetu.

Sposoby automatyzacji klubu fitness

Model podstawowy

Automatyzacja klubu fitness w podstawowej formie najczęściej obejmuje integrację z kontrolą dostępu oraz płatnościami online, w tym cyklicznymi. Niezależnie od kontroli dostępu warto wykorzystać wszystkie możliwości oprogramowania, które posiada opcje automatyzacji związane z kontrolą cen czy dostępu do oferty.

Model mieszany

Kluby fitness czy siłownie często decydują się na stopniową automatyzację obiektu, wraz z rozwojem biznesu. W pierwszym etapie jest montowana kontrola dostępu w postaci czytnika na karty oraz kołowrotu. Kolejnym krokiem jest uruchomienie Panelu Klienta online z płatnościami cyklicznymi. 

Pełna automatyzacja klubu fitness oraz siłowni

Całodobowe siłownie oraz kluby, które ograniczają liczbę personelu na recepcji, korzystają z wielu zintegrowanych rozwiązań:

– identyfikacja klubowicza poprzez zamontowany przy wejściu do budynku czytnik kart i/lub biometrię

– zakup karnetu w Panelu Klienta online, aplikacji mobilnej; integracja z płatnościami cyklicznymi

– udostępnienie w klubie kiosku samoobsługowego – zakładania konta, zakup karnetów; integracja z biometrią

– wydzielenie płatnych stref poprzez kołowroty oraz czytniki

– konfiguracja umów

–  przypisanie do transpondera otwartego rachunku, ze spłatą np. w momencie wejścia z klubu, pod warunkiem, że jest również zamontowany czytnik wyjścia

– odzyskanie porzuconych koszyków w Panelu Klienta online poprzez retargeting

Przyszłość automatyzacji klubów fitness

Biorąc pod uwagę rosnące znaczenie nowoczesnych technologii w branży fitness oraz bezpieczeńśtwo, automatyzacja będzie coraz mocniej angażowana w obsługę klienta. Polska, jako lider płatności bezgotówkowych w Unii Europejskiej, może wytyczać nowe trendy w kwestii form płatności. Popularność telefonów komórkowych może z kolei wpłynąć na zachowanie klubowiczów na terenie klubu: korzystanie z płatności mobilnych, weryfikacja tożsamości poprzez aplikację czy monitorowanie aktywności w klubie jest w zasięgu możliwości. Dane o aktywności klienta na terenie klubu, statystyki zakupów, frekwencji na zajęciach oraz wiedza o zachowaniu online daje możliwość  up- i cross-sellingu, w kanale online i offine.

Najwyższy czas, aby oba światy zaczęły się przenikać. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o automatyzacji klubu fitness czy siłowni, zobaczyć realne wdrożenia automatyzacji przez GYMMANAGER, śledź wątek #wyzwania_technologii

Chcesz zobaczyć, jak w praktyce automatyzujemy kluby? Pobierz ebook „Jak zautomatyzować klub fitness”.