Organizacja recepcji siłowni

Dobrze przygotowane stanowisko recepcji siłowni to podstawa do sprawnego codziennego funkcjonowania klubu. Jak powinna wyglądać organizacja stanowiska recepcji siłowni?

Co powinno się znaleźć w podstawowym wyposażeniu recepcji? Czy znajdziemy w niej jakieś nietypowe dla standardowej recepcji rzeczy? O tym dowiesz się w poniższym artykule.

Organizacja recepcji siłowni

Recepcja to centrum dowodzenia klubem Recepcję można określić jako:

• centrum pierwszego kontaktu – nowy klinet kieruje się prosto do niej
• centrum informacyjne – w którym klient uzyska najważniejsze informacje
• centrum zarządzania – recepcja, dzięki systemowi do zarządzania siłownią może kontrolować wejścia, zapisy, wypisy z zajęć
• centrum interakcji – w recepcji spotykają się nie tylko klienci, ale i personel, instruktorzy, dostawcy
• centrum sprzedaży – jako jeden z kilku kanałów dystrybucji twoich usług i produktów

Aranżacja recepcji siłowni

Wygląd recepcji  to pierwszy krok w stronę pozytywnego wrażenia . Prowadząc swój własny klub, należy przemyśleć jak wizualnie ma się prezentować i kojarzyć twoim przyszłym klientom. Wystrój, kolorystyka, design, a nawet specyficzny zapach (tak, jest coś takiego jak marketing sensoryczny) wpływa na to, w jaki sposób komunikujesz się z klientami. W ten sposób odróżniasz od konkurencji.

Architektura i projektowanie w branży sportowej przybrały nowe, miłe dla oka oblicze. Kluby sportowe coraz mocniej kładą nacisk na to JAK będą wyglądać, by swoim designem przyciągnąć i zaciekawić klientów. Wystrój, funkcjonalność siłowni stanowi atrakcyjny dodatek do wykonywanych treningów i trafia do wielu estetów – których, uwierzcie, w branży sportowej jest całkiem sporo!

Recepcja, czy bar?

Wystarczy spojrzeć na poniższe realizacje najnowszego projektu połączenia siłowni, muzyki i sztuki – John Reed Fitness to wręcz koncepty, które oferują nie tylko miejsce do treningów, ale również uczestnictwo w koncertach czy eventach kulturalnych.

Jeśli ciekawią cię jak wyglądają pozostałe pomieszczenia, odsyłam do wirtualnego spaceru po siłowni John Reed>

Funkcjonalność  i widoczność recepcji siłowni

Umiejscowienie recepcji klubu jest ważne i nie powinno być traktowane tylko jako stoisko kasowe: musi być widoczna i dostępna zarówno dla klientów wchodzących do klubu, jak i tych, którzy już ćwiczą. Warto pomyśleć o umiejscowieniu recepcji na siłowni w taki sposób, by można było bez kolejki obsłużyć osoby trenujące, a tym samym nie kazać czekać przychodzącym klientom.

Rozwiązanie? Recepcja – „wyspa”.

Usprawnij komunikację na froncie recepcja – klient poprzez stanowiska  komputerowe, tablety, czy kiosk samoobsługowy, które podniesie funkcjonalność recepcji.

Dziękuję, ja postoję – zorganizuj miejsce dla klienta siłowni

Klient czeka na konsultację z trenerem. Trener się spóźnia, a klient nie chce bez niego wejść na siłownię. Stoi zatem przy recepcji i czeka, i czeka, i czeka…. Jest już trochę niezręcznie, a pracownicy recepcji nie mają czasu na rozmowę z klientem, bo właśnie przyjmują dostawę.

Warto w pobliżu recepcji przygotować miejsce – coś w stylu poczekalni, fitbaru, by klient mógł zaczekać, usiąść, przejrzeć wizytówki trenerów. Może to być stolik, dwa krzesła, jakiś fotel, niekoniecznie musisz ponosić wysokich kosztów na zorganizowanie takiego miejsca.

Co powinno znajdować się na recepcji siłowni

Skoro recepcja to centrum dowodzenia, to musimy zadbać o jej odpowiednie wyposażenie.

Podstawowy sprzęt elektroniczny, jaki powinien się znajdować na recepcji, to:

• komputer/laptop
• telefon recepcyjny
• drukarka – lepiej zainwestować w wielofunkcyjne urządzenie, by robić skan, druk i kopie na jednym narzędziu

Wspomniana we wcześniejszym artykule o organizacji recepcji papierologia może być zmorą recepcji.

Co ułatwi segregację papierów i dokumentów recepcji siłowni?

• segregatory
• opisane teczki
• etykiety
• skoroszyty
• dużo koszulek
• bezpieczne koperty
• woreczki strunowe

Recepcja siłowni – jak każda inna, powinna być czysta, estetyczna, bez zbędnego zagracania jej.

Na recepcji NIE powinno być:

• prywatnych rzeczy pracowników (telefon, książki, notatki na studia…)
• kurzu, plam po shakeach… – sprawa wiadoma
• materiałów, ulotek firm, czy osób z którymi nie masz współpracy – np. przypadkowe ulotki serwisu samochodowego
• dokumentów klientów – znalezione, zostawione przechowuj w konkretnych miejscach, odpowiednio zabezpieczaj
• grafików pracowników, dokumentów wewnętrznych, które mogą być na widoku dla klienta, a niekoniecznie chcemy żeby miał do nich wgląd
• otwartych plików, konwersacji służbowych, jeżeli nie ma na stanowisku pracownika
• zbyt dużego „tłoku” pracowników
• zbędnych rzeczy, które możesz przechowywyać w innym pomieszczeniu służbowym, czy zapleczu
• nieaktualnych materiałów marketingowych – promocję karnetu styczniowego już w marcu chyba można usunąć, prawda?

Wszystko pod kluczem

Najważniejsze dokumenty, otrzymane faktury itp. warto dodatkowo zabezpieczyć np. przekładając do szafek recepcyjnych zamykanych na kluczyk, czy automatycznych – na kod. Możesz również pomyśleć o sejfie. Opcją są również szafki depozytowe z których zarówno mogą korzystać pracownicy jak i klienci.

Dbanie o bezpieczeństwo recepcji to również ważny aspekt w jej organizacji. Recepcja jest na froncie klubu, więc częściej jest narażona na wszelakie zagrożenia typu: napad, nachalny klient, czy nawet potyczki klubowe fanów sportu (i takie się u mnie zdarzały).

Monitoring często wzbudza kontrowersje u klubowiczów, którzy zasłaniają się wykorzystaniem wizerunku i prywatnością. Jeśli korzystasz z usług firmy ochroniarskiej, poinformuj pracowników na jakich zasadach – w jaki sposób w niebezpiecznej sytuacji mogą zgłosić incydent. Czy to będzie włączenie alarmu, napadówka na recepcji, czy inne rozwiązanie.

Ważne telefony (policja, pogotowie, straż) powinny być zapisane na telefonie recepcji, możesz również przygotować specjalny segregator, gdzie zapiszesz najważniejsze kontakty, gdy dzieje się coś w klubie.

Kontrola dostępu na siłowni

Zapewnij bezpieczeństwo pracowników oraz klientów.

Proste rozwiązania, dzięki którym będziesz miał pod kontrolą kto i kiedy wchodzi do twojego klubu, ile czasu w nim spędził, na jakich strefach przebywał.

Rozwiązaniami identyfikacji mogą być:

• biometria/odcisk palca
• transponder
• karta magnetyczna
• karta z kodem kreskowym

         Jakie inne rzeczy (nie)zbędne warto mieć w recepcji siłowni?

• apteczka – obowiązkowo, a nawet i dwie
• magnezja
• gumki do włosów – choćby i recepturki, dla zapominalskich posiadaczy długich włosów
• sztućce – np. jednorazowe, gdy klient nie ma ze sobą widelca do potreningowego posiłku
• drobny sprzęt – mam tu na myśli gumy, piłeczki itp., które łatwo zawieruszają się na siłowni
• informacje o nabliższych punktach z usługami – bankomaty, taxi,
• śrubki, śrubokręty, WD40, taśmy – skrzypienie maszyny cie nie zaskoczy
• różnego rozmiaru pojemniki z pokrywą
• pudełka na piloty od TV, lodówek,
• ładowarka akumulatorowa do baterii
• opakowania lub skrzynka na klucze (możesz np. posegregować klucze według piętra, rodzaju pomieszczenia itd.)
• przedłużki, dodatkowe kable, czy ładowarki

Nie traktuj recepcji siłowni po macoszemu

Na pewno masz „swoje” miejsca, w których obsługa klienta cię zna, prawda?. Miło się robi, gdy przychodzisz do restauracji po raz kolejny, a kelnerka mówi „o, dzisiaj to samo co w środę?”. Recepcja to wizytówka klubu, pamiętaj o tym. Praca recepcji kształtuje zachowania, a nawet nawyki klubowiczów. To, jakie standardy i dobre nawyki obsługi oraz współpracy wprowadzisz, będzie miało odbicie nie tylko w relacjach zawodowych i funkcjonowaniu klubu. Będzie miało również wpływ na klientów siłowni.

Zapisz się do naszego newslettera, by być na bieżąco z naszymi artykułami.

zdjęcie główne: freepik